展览必须继续:我们从举办第一次虚拟会议中学到的东西

虚拟会议

和所有举办面对面会议的组织一样,我们正在适应COVID-19带来的新现实。为了每个人的安全和幸福,我们把年度公开会议变成了我们的第一次现场直播虚拟会议。这次经历是一次激烈的、有教育意义的、令人惊讶的有趣的经历。非常感谢数百名参与者和数十位演讲者加入我们的旅程。

活动结束后,我们社区中的许多人问:您是如何在短短一周内完成您的第一次虚拟会议的?以下是我们所做的重点,以及帮助你计划在线活动的建议。

规划:白板是你的朋友

我们围绕白板组建了一个核心团队。我们制定了行动计划的关键组成部分:目标、需求、活动议程、预算和时间表,举几个例子。将所有的事情作为一个小组来规划,使我们能够可视化任务,识别差距,并讨论角色和职责。最终,详细的计划变成了可共享的文件,但白板是我们经常碰面的基础,让我们保持专注,并提醒我们谈论的内容。

工作:

  • 我们从房间里正确的人开始。主要的活动利益攸关方协调和补充努力,以确保虚拟会议的每个方面从一开始就得到解决。
  • 主要推动者协调人员、任务和细节。
  • 精简的虚拟会议日程代表了原始的面对面会议日程的一个横截面。
  • 频繁的会议能让我们保持一致,并让我们在计划发展(或瓦解)时迅速转向。

我们的建议:

  • 保持简单——对于活动组织者和参与者来说。在计划时,不要指望把面对面活动的方方面面都塞进虚拟会议中;它是另一种动物。尽可能地流线化。
  • 在决定一种工具或方法之前,考虑一下你的目标。您是想向很多人展示信息,还是想让所有参与者都参与到口头对话中?
  • 确保没有太多的信息来源。有明确议程的定期面对面或虚拟签到可能是最有效的。

沟通:表达清楚

一旦我们的计划就位,我们就仔细地概述了每个听众需要知道的所有关键信息,并确保行动呼吁是清晰的。电子邮件被发送给演讲者、注册者、合作伙伴和资助者。我们还与我们的员工分享了谈话要点。我们的网站更新了新的信息,包括一个定制的常见问题部分,并通过我们的社交媒体渠道宣布virtualOPEN向世界开放。

工作:

  • 我们概述了谁需要知道什么,以及他们的具体行动呼吁。我们必须为每个受众定制我们的沟通方式,而不是千篇一律的公告。
  • 质量检查确保了我们在所有渠道的沟通上的一致性。
  • 两个人带头起草了所有渠道的语言。这简化了流程,有助于质量控制。

我们的建议:

  • 尽量减少你的小组成员和演讲者的接触点,这样你就可以减少信息过载或冲突的风险。
  • 保持你与演讲者和小组成员的沟通容易理解,并提供一个简单、清晰的行动号召。
  • 在你的事件登陆页面上添加一个常见问题解答。

测试:这个原型能在现实世界中发挥作用吗?

当我们开始组织虚拟会议时——从技术组件到前置体验——故障排除是我们过程中的一个关键部分。我们在员工会议和网络研讨会上使用Zoom很舒服,但在虚拟会议上就完全不一样了。我们经常停下来问自己:“还会出什么问题呢?”这有助于我们识别可能破坏体验的潜在故障和小故障。

工作:

  • 研究虚拟会议的最佳实践和技巧告诉我们该做什么,不该做什么。通过一个简单的谷歌搜索,我们发现了许多视角。
  • 对技术和过程进行实践演练,挑战了我们对可行性的假设,并让我们放心,哇,我们可以完成这个!
  • 开发一个会话促进器可以自定义的模板脚本可以确保我们拥有一致的消息。

我们的建议:

  • 不要花太多的时间学习技术;根据我们的经验,这是相对直观的。更多地关注过程,消除推动者和最终用户体验。
  • 在有可靠的互联网连接的中央位置上托管和共享幻灯片。这确保了一致和高质量的传输,并减少了小组成员之间“切换”的时间。
  • 在活动之前测试幻灯片。在一个会议中合并多个幻灯片,并确定幻灯片将如何前进。
  • 把这个过程记录下来,这样你就知道下次怎么做了,也可以和别人分享你的经验。

showtime:地方,人!

当游戏上线的时候,我们的核心团队知道他们应该在哪里以及该做什么。我们有两个团队来管理每个会议:一个处理技术,一个为与会者提供会议的便利。讲话者在他们的角色和会议将如何进行方面得到了明确的指导。总而言之,这次活动是成功的。出席人数超出了我们的预期。事实上,一位与会者指出,虚拟会议的参与者比她在面对面会议中的预期人数还要多!

工作:

  • 让两个人的团队来管理每个会议,可以为我们的团队和观众带来更好的体验。
  • 在会议规划过程中包括演讲者,减轻了表演时间的混乱。
  • 留出提问和回答的时间为会议增加了互动元素。

我们的建议:

  • 在每次会议中,而不是在会议结束时提出问题或讨论,以防止与会者“走神”或离开会议。
  • 要求演讲者在上线前至少15分钟打电话来进行“试音”,以确保一切顺利进行。一些小组成员之前可能没有在网络环境中做过演讲,所以简短的试音也有助于摆脱任何紧张的情绪。
  • 清楚地知道如何使用聊天和提问功能,并且知道仍然会有参与者对使用哪一种功能感到困惑。
  • 制定一份评估计划,以便了解您的虚拟会议是否成功。

创建我们的第一个virtualOPEN感觉就像一个西西弗斯式的努力。然而,我们一直致力于分享彼此最新的研究和学习,继续推动I&E教育领域向前发展。如果没有我们的工作人员、virtualOPEN讲者和小组成员的帮助和支持,以及我们的慷慨支持,我们不可能完成这项任务赞助商

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